关于报送2016年度档案材料的通知
各处室、学院：
根据今年工作安排，从现在开始至4月15日进行2016年度形成的各类档案文件材料的搜集归档工作，现将有关事项通知如下：
一、 立卷归档范围
（一）2016年1 月1日至12月31日期间，学校在党政、教学、科研、对外交流与合作、基建、资产与设备、财务、社会服务等各项管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料。载体形式包括：纸质、照片、光盘、录像带等。尤其是反映学校重大教学活动的各种声像载体，应与文字材料同时收集、整理归档。
（二）2016年毕业生工作相关材料，学籍材料，招生材料等。
（三）学校教代会、校庆等重大活动的相关材料。
（四）2016年度上级有关材料。上级有关十大网投平台信誉排行榜教学、人事、科研、财务、基建涉及人员、项目、经费、学科工作的批复、决定等文件的原件。
（五）各部门在工作中形成的其他应归材料。
（六）具体归档范围参照《十大网投平台信誉排行榜档案归档范围和保管期限表》。
二、归档要求
（一）按照档案管理保护规范，归档纸质文件要求打印，字迹清晰,复印件不得归档。批签文件材料禁止使用彩色笔、铅笔、圆珠笔及纯蓝墨水,如归档材料中有此情况，请重新批签。
（二）有电子文件的应与纸质文字材料须同时归档。各部门形成的有保存价值的大型数据库、音频、视频、图像库文件也可以光盘的形式直接向档案室移交。
（三）进一步提高归档案卷质量，确保文件材料完整齐全。确保准确、完整、无遗漏。
（四）若各部门还存有2016年以前的各类档案请兼职档案员收集整理一并归档。为确保全校档案工作的正常开展，请各部门务必在4月15日前完成档案资料的报送工作。
三、归档手续
（一）档案整理完毕后，请将档案资料和资料移交目录一起交档案室。由归档部门负责人在移交目录上签署本年度本部门材料归档是否齐全，如有缺失说明具体情况;无归档材料的部门由负责人在移交目录上签署“本年度本部门无归档材料”。移交目录由移交人、接收人双方签字，各存一份备查。
（二）部门负责人发生工作变动时，归档材料全部是在前任领导任职年度形成，应由前任领导签字；归档材料是在两任领导都有任职的年度形成，可由现任领导签字。
（三）具体目录格式请参照学校《档案管理》QQ群中的共享文件材料为准。
各部门在档案整理过程中，如有问题，请随时与档案室联系。联系人：杨秀梅。联系电话：87207725。
组织人事处
2017年3月16日
